POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SURTICAMPO S. A. S., dando cumplimiento a la Ley de Habeas data, elabora las políticas de protección de datos personales, políticas que tienen por finalidad que las personas de las que se haya obtenido sus datos personales, las puedan actualizar, aclarar, modificar y rectificar; teniendo en cuenta su condición de titular del tratamiento del manejo de sus datos personales, información que ha recaudado en ejercicio de su actividad comercial y en el giro normal de su negocio, a sus socios, clientes y proveedores, y como empleador a sus trabajadores y contratistas. En aras de garantizar su derecho constitucional. De darles el uso indicado en la Constitución y en la normatividad vigente, a las personas que conforman sus bases de datos, como son: accionistas, clientes, proveedores, trabajadores y contratistas; y de bridar la protección de sus datos personales y privados.

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la Política Manejo de Información y Datos Personales 4/14 forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

FINALIDAD

Para información para sus trabajadores y familiares.
Con fines de prestación de servicios de salud para trabajadores y familiares beneficiarios.
Para el reconocimiento, protección de los derechos de los accionistas de SURTICAMPO S. A. S.
En aras del giro normal del negocio, enviar órdenes de pedidos, cotizaciones, precios, alza de precios, descuentos, promociones, estadísticas, PQR, invitación a eventos organizados por SURTICAMPO S.
A. S.
Comunicaciones con los distribuidores en forma física, correo electrónico, verificación de metas, cumplimiento de sus impulsadores, y asesores asignados.
Estados de cuenta con sus proveedores, distribuidores y acreedores.
Para la atención de órdenes judiciales o administrativas, o mandatos judiciales o administrativos.
Para contactar con los accionistas, empleados o sus familiares, contratistas, proveedores, distribuidores, clientes directos, clientes a crédito, y en términos generales cualquier persona involucrada en el giro ordinario del negocio, por medio físico, electrónico o telefónico, celular, mensaje de texto, whatsApp, para los fines arriba enunciados.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Cualquier asunto que conlleve soporte por parte de SURTICAMPO S. A. S., o una o alguna de sus dependencias de datos personales de sus socios, clientes, proveedores, empleados y contratistas, deberá notificar por medio expreso y fehaciente los derechos que tiene como titular de los datos personales, conforme se enuncia a continuación:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Podrá solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
A ser informado por SURTICAMPO S. A. S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que en forma voluntaria suministró para que fueran objeto de Tratamiento. Siendo la Gerencia la encargada de custodiarlos y garantizar su seguridad.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, SURTICAMPO S. A. S. sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, SURTICAMPO S. A. S. deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Con el fin de dar cumplimiento al art. 6 de la Ley 1581/12, en excepcionales casos que se obtenga información de los socios, trabajadores, prestadores de servicios, trabajadores en misión y clientes, que contenga datos sensibles, estos sólo se manejaran con autorización expresa del titular, en los casos que se requiera autorización del Representante Legal, por encontrarse incapacitado el titular para otorgarlo, se le pedirá. Únicamente se otorgará información con autorización del titular en los siguientes eventos: Cuando el tratamiento que sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías, por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otra organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. De recibir orden judicial que solicite información para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho se procederá a suministrar. Con relación al art. 7 de la Ley 1581/12, de obtenerse información de un menor de edad, o adolecente, en alguno de los eventos que dentro del giro normal de nuestro negocio realizamos, como Halloween, caravana por la ciudad, conciertos etc., se deberá contar con la autorización, por parte de su Representante Legal. De lo contrario no será utilizada, por ningún motivo. Siendo primordial para SURTICAMPO SAS el garantizar los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolecentes

AUTORIZACIÓN

SURTICAMPO S. A. S., en cumplimiento de la Ley de habeas data, deberá contar con autorización voluntaria, previa y expresa, ya sea en forma escrita, por correo electrónico, en forma oral, o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización. Que puedan ser verificables por medios técnicos o tecnológicos. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La autorización es el reconocimiento que notifica al titular de los datos el siguiente contenido:

Quien es el responsable de recopilar la información.
Datos recopilados.
Finalidades del tratamiento.
Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.
Información sobre recolección de datos sensibles.

Casos en que no es necesaria la autorización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN POR PARTE DE SURTICAMPO S. A. S. SIN REQUERIR AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE DATOS

A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y SOSTENIMIENTO DE ESTA POLITICA

La Gerencia de SURTICAMPO S. A. S. tiene a su cargo la labor de perfeccionamiento, ejecución, preparación y sujeción de ésta Política. Para el fruto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la Gerencia y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

SURTICAMPO S. A. S., dispuso que la GERENCIA, a través del correo electrónico servicoalcliente@surticampo.com, será el área responsable de la atención de PQR y ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE PQR O SOLICITUDES

SURTICAMPO S. A. S., atenderá todas las PQR o solicitudes, presentadas por los titulares o causahabientes, relacionadas con la administración y tratamiento dado a su información, lo hará ciñéndose a los lineamientos de la ley de habeas data y especialmente por los siguientes:

La PQR, debe ser presentada por escrito radicado en la sede de SURTICAMPO S. A. S., ubicada en la Av 3 Norte No. 48N-17 de la ciudad de Cali o al correo electrónico: servicioalcliente@surticampo.com, en la cual deberá señalar su nombre completo, documento de identificación, y lugar o correo electrónico donde desea recibir la respuesta; así como los documentos que considere debe aportar. Si la documentación no es suficiente o se considera incompleta se le notificará y se le concederá un término de tres (3) días hábiles para que aporte la documentación completa. Si pasados quince (15) desde la notificación, no aporta la documentación requerida, se tomará que ha desistido de la reclamación.
Una vez cuente con la información completa, procederá a darle trámite correspondiente.
La respuesta se la hará llegar al lugar indicado por el titular, como sitio de notificación, en un término máximo de diez días hábiles. Término que empezara a contar desde la fecha en que radico la PQR o en el evento en que la documentación no haya sido presentada completa, desde el momento en que la presente completa.
En el evento que por la complejidad de la PQR, no sea posible dar respuesta en el término pactado, se le notificará al titular, y se procederá informar en cuantos días adicionales se le podrá dar la respuesta solicitada. Termino que no podrá exceder de diez (10) días.

CONSULTAS

Los titulares de los datos de información, podrán solicitar cualquier dato, inquietud, precisión, inconformidad, queja, reclamo, vulneración de sus derechos, mal manejo, relacionada con los mismos al correo electrónico: mejoracontinua@surticampo.com.

En el evento en que no fuera posible responder la PQR, dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la radicación, se le informará al cliente en el lugar por él indicado, en que termino de tiempo será posible dar respuesta a su PQR.

LEGISLACIÓN APLICABLE

Es aplicable para el caso el artículo 15 de la Constitución Política Colombiana, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto Único 1074 de 2015, Decreto 1727 de 2009, Decreto 1377 de 2013.

VIGENCIA

Esta política de protección de datos personales se encuentra vigente hasta que SURTICAMPO S. A. S., considere conveniente realizar una modificación.